Souverän am Telefon und im Videochat: 8 Tipps für virtuelle Konferenzen

Von Christina Holl on 18. Mai 2020

Bei einer Video- oder Telefonkonferenz sollten Sie sich genauso professionell verhalten, wie Sie es auch bei geschäftlichen Treffen von Angesicht zu Angesicht tun würden. Das gilt insbesondere, wenn es in dem virtuellen Meeting um Ihren potenziellen neuen Job geht. Verletzen Sie ungeschriebene Regeln, kann das Online-Vorstellungsgespräch einen unschönen Verlauf nehmen. Mit diesen 8 Tipps hinterlassen Sie einen guten Eindruck und steigern Ihre Chancen auf den Job.

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Online-Vorstellungsgespräch: Überlassen Sie nichts dem Zufall

Terminprobleme, weite Entfernungen oder unvorhergesehene Ereignisse wie die Corona-Pandemie können ein persönliches Treffen unmöglich machen. Im digitalen Zeitalter eigentlich kein Problem, schließlich kann man auch online Business-Meetings abhalten und Telefonkonferenzen, kurz Telkos genannt, sind in vielen Firmen schon lange üblich. Auch spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle. Denn mit dieser Art der Kommunikation lässt es sich oft schneller und spontaner reagieren.

Doch wer bisher nur selten an einer solchen Telko teilnehmen musste, dem ist möglicherweise ein wenig unbehaglich bei der Vorstellung, aus der Ferne zu konferieren. Das gilt umso mehr, wenn Sie sich um eine Arbeitsstelle beworben haben und es statt eines Vorstellungsgesprächs in der Firma eine Einladung zur Telko gibt. Neben den technischen Voraussetzungen sorgen oft auch Ablauf und Umgangsformen für Unsicherheit. Wie soll man sich bei einer Video- oder Telefonkonferenz verhalten? Reicht schon ein unbedachtes Wort oder ein abgelenkter Blick, um die Tele-Bewerbung platzen zu lassen? Das hängt natürlich auch vom Gegenüber und dessen Ansprüchen an die Umgangsformen ab.

Der eine reagiert auf Fettnäpfchen empfindlicher als der andere. Umso wichtiger ist es, beim virtuellen Vorstellungsgespräch nichts dem Zufall zu überlassen und sich an die ungeschriebenen Regeln dafür zu halten. Das zeugt von Souveränität und Professionalität im Umgang mit Menschen – und deshalb auch mit potenziellen neuen Kollegen und Vorgesetzten.

1. Tipp: Testen Sie Ihre Technik

Funktioniert alles, was Sie für die Video- oder Telefonkonferenz brauchen? Gibt das Mikrofon Ihren Ton aus und die Kamera Ihr Bild? Reicht und hält die Verbindungsgeschwindigkeit? Ist die notwendige Software installiert und einsatzfähig? Ein pixeliges Bild und ein gestörter Ton oder Aussetzer in der Übertragung hinterlassen keinen guten Eindruck.

2. Tipp: Achten Sie auf Ihr Äußeres

Nur weil Sie eventuell vom Home-Office aus an einer Videokonferenz teilnehmen, heißt das nicht, dass Sie im Freizeitlook vor der Kamera sitzen sollten. Kleiden Sie sich am besten so, wie Sie es auch bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch tun würden. Und zwar von Kopf bis Fuß. Müssen Sie nämlich mal während des Video-Vorstellungsgesprächs aufstehen, machen Sie sich in Boxershorts nicht so gut.

Denken Sie auch an den Hintergrund, der mit im Bild ist. Der sollte möglichst neutral sein. Unaufgeräumte Schreibtische und Regale, schrille Poster, Fotos oder Gemälde an den Wänden vermitteln nicht unbedingt den idealen Eindruck. Widerstehen Sie der Versuchung, im Vorstellungsgespräch Ihre Persönlichkeit anhand Ihrer Einrichtung auszudrücken.

3. Tipp: Bereiten Sie sich vor

Halten Sie relevante Dokumente (in digitaler Form) bereit, sodass Sie diese jederzeit und schnell an die Gesprächspartner verschicken oder sie sogar live mit ihnen teilen können. Machen Sie sich auf unangenehme beziehungsweise bohrende Fragen gefasst und üben Sie die passenden Antworten im Voraus gut ein. Überlegen Sie etwa, wie Sie Lücken im Lebenslauf erklären. Oder warum Sie ausgerechnet zu diesem Arbeitgeber wechseln wollen.

4. Tipp: Schalten Sie Störfaktoren aus

Eine unnötige Geräuschkulisse erschwert die Verständigung. Suchen Sie sich deshalb einen ruhigen Ort für die Konferenz aus. Schließen Sie gegebenenfalls die Tür ab und machen Sie die Fenster zu. Bitten Sie Mitbewohner, sich während Ihres Bewerbungsgesprächs möglichst ruhig zu verhalten. Darüber hinaus sollten Sie grundsätzlich das Mikrofon abstellen, während Sie nichts sagen. Das sorgt insgesamt für mehr Ruhe.

5. Tipp: Wählen Sie sich rechtzeitig ein

Verspäten Sie sich, ist das kein guter Einstieg. Das ist hier nicht anders als bei den Regeln für ein normales Bewerbungsgespräch. Seien Sie aber auch nicht überpünktlich, denn ist bereits jemand in der Leitung, kann das nach einer gegenseitigen Begrüßung schnell zu unangenehmer Stille führen. Das verleitet womöglich dazu, mit allzu lockerem Geplauder die Situation zu überspielen und steigert das Risiko unbedachter Worte.

6. Tipp: Reden Sie “Klartext”

Sprechen Sie verständlich, ruhig und deutlich. Dazu gehört beispielsweise auch, währenddessen keine Hand vor den Mund zu nehmen. Denken Sie daran, wichtige Aussagen etwas stärker zu betonen, als Sie es sonst tun würden. Denn trotz guter technischer Qualität können feine, aber wichtige Details auf der Übertragungsstrecke bleiben. Nehmen Sie an einer reinen Telefonkonferenz teil, sollten Sie beim Sprechen stehen. Dann fällt Ihnen das Atmen leichter und damit auch das Reden. Außerdem klingt Ihre Stimme dann automatisch kräftiger.

Auch wichtig für das richtige Verhalten: Lassen Sie Ihr Gegenüber aussprechen. Das fällt wegen Verzögerungen in der Übertragung nicht immer leicht. Sie kennen diesen Effekt vielleicht von Handy-Telefonaten. Antworten Sie also nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Gesprächspartner mit seiner Frage fertig ist. Das führt zwar zu gewissen Pausen im Dialog. Doch die sind besser, als sich ins Wort zu fallen.

7. Tipp: Bleiben Sie bei der Sache

Eine der wichtigsten Regeln von Video- und Telefonkonferenzen: Seien Sie stets konzentriert. Das ist bei längeren Sitzungen nicht immer einfach, denn diese Form der Unterhaltung ist auf Dauer anstrengender als ein “normales” Vorstellungsgespräch. Außerdem ist abseits des üblichen Arbeitsplatzes die Gefahr von Ablenkungen groß. Zum Beispiel im Home-Office, wenn dort gleichzeitig Kinder zu betreuen sind. In dem Fall sollten Sie zu Beginn des Gesprächs darauf aufmerksam machen.

Ansonsten zwingen Sie sich dazu, keine anderen Dinge während der virtuellen Konferenz zu unternehmen. Dazu zählt beispielsweise, sich einen Kaffee zu kochen. Das lenkt Sie ab und die entstehende Geräuschentwicklung stört die anderen Teilnehmer des virtuellen Bewerbungsgesprächs. Essen Sie auch nichts nebenbei. Wenn Sie kauen, sind Sie schlechter zu verstehen.

Wenn Sie dagegen den Gesprächspartnern Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit widmen, hinterlässt das einen professionellen und fokussierten Eindruck.

8. Tipp: Notieren Sie wichtige Punkte

Schreiben Sie wichtige Punkte auf, die sich im Laufe der Konferenz ergeben und auf die Sie noch zu zurückkommen möchten. Das gilt ebenso für vereinbarte Abmachungen und weitere Termine, die sich aus dem Gespräch ergeben. So haben Sie immer eine gute Gedächtnisstütze parat.

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Bildquelle: © freestocks - pexels.com

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