Der Knigge fürs Meeting

Stolperfallen in Meetings vermeiden

Meetings stecken voller Stolperfallen: Wer begrüßt wen zuerst? Wann überreichen Sie Ihre Visitenkarte? Und dürfen Sie im Sommer das Sakko ausziehen?

Unser Knigge verrät Ihnen die Standards der Business Etikette und wie Sie im Meeting alle Hindernisse hinter sich lassen.

 

Die richtige Reihenfolge: Begrüßung im Meeting

Der erste Eindruck bleibt im Gedächtnis. Deshalb sollte bei der Begrüßung im Meeting alles glatt laufen. Wen Sie dabei zuerst grüßen, spielt mittlerweile in vielen Branchen keine so große Rolle mehr. Wenn Sie allerdings auf Nummer sicher gehen möchten, halten Sie sich an folgenden Ablauf: Sofern anwesend, werden Gäste und Kunden zuerst begrüßt. Dann folgt der Ranghöchste. Bei gleichem Rang begrüßen Sie zunächst die Damen beziehungsweise Älteren. Während dem Händedruck sollten Sie stets Augenkontakt halten. Versuchen Sie aber bei aller Etikette flexibel zu reagieren. Bestehen Sie also nicht darauf, zuerst dem CEO die Hand zu schütteln, wenn Sie dafür an drei ausgestreckten Händen vorbei gehen müssen.

 

Wie Sie sich laut Business Knigge richtig vorstellen

Wenn sich die Teilnehmer eines Meetings noch nicht kennen, ist der Gastgeber dafür verantwortlich, das zu ändern. Bei der Reihenfolge gilt auch hier die Regel: Man will es dem Ranghöchsten so angenehm wie möglich machen. Deshalb wird ihm der Rangniedere zuerst vorgestellt. Kunden und Gäste stehen in der Rangfolge wiederum ganz oben.
Keine Regel ohne Ausnahme: Wenn der Meeting-Leiter sich nicht an den Knigge hält, sollten Sie selbst aktiv werden, bevor peinliche Stille entsteht. Folgen Sie der obigen Reihenfolge und nennen Sie neben Ihrem Namen auch Ihre Position oder Ihr Aufgabengebiet.

Was bei der Vorstellung hilft, sind Visitenkarten. Doch verteilt man diese bei der Begrüßung oder zum Abschied? Hier scheiden sich die Geister. Wenn Sie Ihre Karte allerdings direkt zu Beginn überreichen, helfen Sie dem Gegenüber mit schlechtem Namensgedächtnis aus der Patsche.
Die Karte direkt einzustecken, gilt als unhöflich. Lesen Sie sich die Informationen darauf zuvor durch. Selbstverständlich sollten Ihre Visitenkarten in einwandfreiem Zustand sein – ohne Eselsohren und Flecken.

 

Was die Business Etikette empfiehlt, wenn im Meeting etwas schief läuft

Manchmal läuft nicht alles nach Plan. Doch gerade Ihr Verhalten in unangenehmen Situationen, wird im Gedächtnis der Teilnehmer bleiben. Zu spät kommen sollten Sie zwar nur aus Gründen, die in der Kategorie „Autounfall“ liegen, wenn es aber doch einmal passiert: Geben Sie dem Leiter des Meetings so früh wie möglich telefonisch Bescheid.

Wenn Sie schließlich eintreffen und das Meeting bereits begonnen hat, setzen Sie sich leise auf Ihren Platz. Verzichten Sie auf Entschuldigungen, sofern der Gastgeber das Meeting nicht unterbricht. Dafür ist während der Pause oder nach dem Meeting Zeit.
 

Das richtige Verhalten während des Meetings

Kurz gesagt: Vermeiden Sie alles, was an Ihrer Aufmerksamkeit zweifeln lässt.
Dazu gehört beispielsweise das Handy vor sich auf dem Tisch – oder noch schlimmer: in der Hand – zu haben. Einen ähnlich schlechten Eindruck macht eine allzu legere Sitzhaltung. Sitzen Sie aufrecht und sehen Sie den jeweiligen Sprecher an.

Gerade in der Sommerzeit verlocken die Temperaturen dazu, Jacketts auszuziehen. Das ist in Ordnung – jedoch erst wenn der Ranghöchste damit angefangen hat.

Vermeiden Sie es, Essen oder Kaffee ins Meeting mitzubringen – es sei denn, es findet in einem sehr kleinen, internen Kreis statt und Sie haben sich zuvor darauf verständigt. Wenn Schnittchen und Getränke bereit gestellt sind, dürfen Sie sich in Maßen bedienen – nachdem es vom Gastgeber angeboten wurde. Satt essen ist nicht Ziel der Übung. Für Gastgeber gilt im Umkehrschluss: Vergessen Sie nicht, Ihren Gästen etwas anzubieten.

 

Wenn das Meeting länger dauert

Manchmal dauern Meetings länger als geplant. Wenn Sie anschließend einen wichtigen Termin haben, ist es in Ordnung, dass Sie früher gehen. Klären Sie das zuvor jedoch unbedingt mit dem Gastgeber oder Leiter des Meetings ab. Ein sensibler Gastgeber wird zu Beginn kurz darauf hinweisen, dass Sie zu einer bestimmten Uhrzeit einen wichtigen Termin haben und Sie können den Raum dann zum entsprechenden Zeitpunkt ohne große Umstände verlassen.

Nicht jedes Meeting läuft nach Schema F ab. Unvorhergesehenes macht es bisweilen unmöglich, sich 1:1 an die Business Etikette zu halten. Deshalb gilt: Wenn Sie entspannt und natürlich auftreten, höflich sind und den Teilnehmern aufmerksam zuhören, machen Sie immer einen guten Eindruck – auch wenn Sie versehentlich zuerst den Assistenten des CEO begrüßen.

 

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