Perfektes Zeitmanagement

Erleichtern Sie sich die Arbeit

Gezieltes Zeitmanagement kann Ihre Produktivität erhöhen und gleichzeitig Stress unterbinden. Dazu sollen Sie sich allerdings nicht in endlosen Listen verlieren, sondern müssen sinnvolle Prioritäten setzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitszeit optimal nutzen – zum Beispiel mit dem Eisenhower-Prinzip.

Zeitmanagement in Maßen

Zu Beginn die bittere Wahrheit: Auch effizientes Zeitmanagement kann den Tag nicht über 24 Stunden hinaus verlängern. Es hilft Ihnen aber, Ihre Zeit besser einzuteilen und die richtigen Prioritäten zu setzen. Das erhöht nicht nur Ihre Produktivität und die Qualität Ihrer Ergebnisse – was den Chef freut –, sondern erleichtert Ihnen auch die Arbeit.
Gute Organisation ist in Sachen Zeitmanagement bereits die halbe Miete. So sind beispielsweise nach Priorität sortierte Listen Gold wert. Sie sorgen dafür, dass Sie Ihre Energie zur richtigen Zeit in die richtigen Projekte investieren. Allerdings muss nicht jede Tätigkeit auf einer Liste landen und dadurch auf später verschoben werden. Aufgaben, die weniger als zehn Minuten erfordern, erledigen Sie am besten sofort.
 

Wie Sie mit dem Eisenhower-Prinzip die Arbeitszeit optimal nutzen

Komplexere Tätigkeiten sortieren Sie am besten nach den beiden Kriterien Bedeutung und Dringlichkeit. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen dabei, schnell entscheiden zu können, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten. Es unterteilt sämtliche To-dos in vier Gruppen:

  • unwichtige und nicht dringende Tätigkeiten. Diese landen erst gar nicht auf Ihrer Liste. Damit verschwenden Sie nur Zeit.
  • dringende, aber nicht wichtige Aufgaben. Delegieren Sie diese nach Möglichkeit an Mitarbeiter.
  • wichtige und dringende Angelegenheiten. Darum kümmern Sie sich selbst, und zwar sofort. Oft handelt es sich dabei um Notfälle. Lange Vorbereitung und ein optimales Ergebnis sind deshalb eher selten.
  • wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Die bedeutendste Gruppe, mit Jobs die in der Regel am komplexesten sind. Glücklicherweise haben Sie Zeit, sich ausreichend darauf vorzubereiten – und sollten sich diese auch nehmen. Denn diese Aufgaben bestimmen die Qualität Ihrer Arbeit und damit auch Ihre Reputation. Aber Vorsicht: Lange Vorbereitungszeiten verleiten oft zum Aufschieben und am Ende wird daraus eine Aufgabe der Kategorie 3.

Ob Sie das Eisenhower-Prinzip nutzen oder nicht: Für wiederkehrende Tätigkeiten sollten Sie eine Standardprozedur festlegen.
 

Einteilung der Arbeitszeit: Aufwand vs. Ertrag

Effizientes Zeitmanagement ist stets ein Abwägen von Aufwand und Ertrag. Wie im Pareto-Prinzip beschrieben, benötigen Sie lediglich 20 Prozent der verfügbaren Zeit, um 80 Prozent der geforderten Ergebnisse zu erzielen. Sie sollten also stets abwägen, ob die zusätzlich aufgebrachte Zeit den Feinschliff der fehlenden 20 Prozent rechtfertigt.
Auch wenn manche Aufgaben keine Deadline haben, sollten Sie tägliche oder wöchentliche Ziele festlegen. Und Aufgaben, die Sie Woche für Woche von der alten auf die neue Liste übertragen, streichen Sie am besten.
 

Übertriebenes Zeitmanagement wird schnell zum Zeitfresser

Wenn Sie sich mehr mit der Planung Ihrer Aufgaben als mit deren Durchführung beschäftigen, haben Sie etwas falsch gemacht. Die Gewöhnung an neue Prozesse kostet anfangs zwar etwas Zeit, sollte sich jedoch im Rahmen halten und keinesfalls länger als die Aufgabe selbst andauern.
Zeitmanagement heißt zudem nicht, Aufgaben parallel zu bearbeiten. Unter dem sogenannten Multitasking leidet in der Regel die Qualität, Ihr Stresspegel steigt und Zeit sparen Sie sich meist auch nicht. Bringen Sie begonnene Aufgaben stattdessen zu Ende, bevor Sie etwas Neues beginnen.

Das gilt übrigens auch für Pausen: Nehmen Sie sich die Zeit abzuschalten und gönnen Sie sich für diese Spanne den Luxus der Unerreichbarkeit. Denn mal ganz ehrlich: Die Welt dreht sich in 60 Minuten immer noch, auch wenn Sie nicht online waren.

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