Unerwünscht: Bearbeiten von E-Mails in Meetings

03. Februar 2015

Die richtige Business-Etikette verbessert Karrierechancen

Multitasking ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch die Bearbeitung des E-Mail-Postfachs während Meetings sorgt in österreichischen Unternehmen immer wieder für Diskussionen. In der aktuellen Arbeitsmarktstudie im Auftrag des Personaldienstleisters Robert Half geben zwei Drittel (69 %) der befragten HR-Manager in Österreich an, dass Kollegen in Besprechungen häufig oder sehr häufig E-Mails lesen und beantworten. Doch für gerade einmal 11 % ist dieses Verhalten akzeptabel.

32 % der befragten Personalmanager empfinden das Lesen und Bearbeiten von elektronischer Post während Sitzungen hingegen als störend und fordern, Smartphones und Tablets aus den Konferenzräumen zu verbannen. Für die Hälfte (49 %) der HR-Manager ist es akzeptabel, dass sich Kollegen während Meetings um E-Mails kümmern, insofern es sich um wichtige Anfragen handelt. Eine Minderheit von 8 % der Befragten sieht dann kein Problem, wenn der Kollege zum Beantworten seiner E-Mails den Raum verlässt.

 

Robert Half hat HR-Manager in Österreich gefragt: Welche der folgenden Aussagen beschreibt am besten Ihre Reaktion, wenn Personen während eines Meetings E-Mails lesen und beantworten?

Ich finde es absolut in Ordnung, während Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten. Das gilt insbesondere, wenn das Gespräch sich gerade um Dinge dreht, die die jeweilige Person nicht direkt betreffen. 11 %
Ich finde es okay, während des Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten, sofern es sich um dringende Anfragen handelt. 49 %
Es ist okay, E-Mails abzurufen, solange man sich kurz entschuldigt und zum Antworten den Raum verlässt. 8 %
Ich finde das nie okay. Geräte zum Empfang von E-Mails sollten prinzipiell ausgeschaltet sein oder gar nicht erst zum Meeting mitgebracht werden. 32 %

Quelle: Robert Half, Arbeitsmarktstudie 2014, Befragte: 100 HR-Manager

 

Smartphones ermöglichen es dem Nutzer, immer online und erreichbar zu sein. Jeder Kollege sollte sich aber Gedanken darüber machen, welchen Eindruck die Bearbeitung von E-Mails während Meetings bei Vorgesetzten und Kollegen hinterlässt“, sagt Robert Szvetecz, Country Manager bei Robert Half.

Wer sich bei Besprechungen zu sehr in seine E-Mails vertieft, könnte in den Verdacht geraten, seine Aufgaben oder sein Gegenüber nicht ernst zu nehmen. Dieses Verhalten kann sich dann auch auf die nächste Beförderung oder Sonderzahlung auswirken. Um Konflikte zu vermeiden, sollten Unternehmen handeln und beispielsweise Guidelines verfassen, die den Umgang mit mobilen Geräten während Besprechungen regeln.

Business-Etikette: 4 Tipps, wie die Zusammenarbeit im Job trotz mobiler Geräte gut funktioniert:

  1. Multitasking muss nicht sein: Ein Gespräch zu führen und gleichzeitig im Internet zu surfen oder E-Mails zu schreiben, ist nicht nur äußerst unhöflich, auch Ihre Aufmerksamkeit ist dadurch stark eingeschränkt und Sie können schon einmal wichtige Informationen verpassen.
  2. Sich auf das Wesentliche konzentrieren: Sollte ein Meeting länger dauern, können Sie die Pausen für das Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails nutzen. Ganz wichtige Anrufe oder Nachrichten sollten Sie zu Beginn der Besprechung ankündigen und bei der Beantwortung den Raum verlassen, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören.
  3. Das richtige Kommunikationsmittel wählen: Ob E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch – überlegen Sie, was sinnvoller ist. Sie ersparen so Ihrem Ansprechpartner eine unnütze E-Mail oder einen Anruf zu einer ungünstigen Zeit. Halten Sie auch die in einigen Unternehmen verbreitete CC-Kultur in engen Grenzen.
  4. Kurze Nachrichten hinterlassen: Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich erreichen, hinterlassen Sie eine kurze Mailbox-Nachricht. Kommen Sie schnell auf den Punkt, erwähnen Sie, wann und wie Sie am besten zu erreichen sind und wiederholen Sie am Ende der Nachricht Ihren Namen.